SERVICIOS NOTARIALES
Resolución Ministerial 135-2020-JUS, publicada el 18 de mayo de 2020
Esta Resolución aprueba el Protocolo sanitario para la operación ante el Covid-19 del Servicio Público Notarial.
1. Aspectos generales:
Para la reanudación de las actividades notariales, las notarías deberán contar con un plan para la ‘‘vigilancia, prevención y control del COVID-19 en el trabajo’’, plan que deberán ser aprobado por el Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo o el Supervisor de Seguridad y Salud en el Trabajo, según corresponda.
El plan antes mencionado deberá estar sujeto a lo establecido en el documento técnico ‘’Lineamientos para la vigilancia, prevención y control de la salud de los trabajadores con riesgo de exposición a COVID-19’’ aprobado mediante Resolución Ministerial 239-2020-MINSA y registrarse en el Sistema Integrado para COVID-19 (SICOVID) del Ministerio de Salud.
2. Forma de funcionamiento:
En la medida de lo posible, se atenderá por citas, indicando a los usuarios una fecha y hora determinada para las diligencias notariales, evitando aglomeraciones.
Se atenderá a los usuarios operando con no más del 50% de los colaboradores de cada notaría.
El aforo de usuarios, se reducirá al máximo posible, de manera tal que se garantice el distanciamiento social mínimo de dos (02) metros entre colaborador y usuario; de ser necesario se, las áreas destinadas a la recepción y atención de los usuarios deberán de tener señalizaciones en los pisos.
El horario de atención podrá ser reducido a un mínimo de cinco (05) horas diarias de lunes a viernes, y tres (03) horas el día sábado.
No se reanudan actividades de los distritos notariales de La Libertad, Lambayeque, Loreto, Piura y Tumbes. La presidencia del Consejo del Notariado en coordinación con la Junta de Decanos de los Colegios de Notarios del Perú decidirá el reinició progresivo de actividades de estos distritos notariales, a partir del mes de junio de 2020.
3. Actividad comprometida:
Actos y contratos cuya actuación notarial esté autorizada por la legislación vigente, referidos o vinculados a los servicios y actividades aprobadas en el Estado de Emergencia, así como las actividades adicionales estrictamente indispensables y que no afecten el Estado de Emergencia Nacional.
El diligenciamiento de las cartas notariales y notificaciones de protesto se efectuarán dentro de la provincia del distrito notarial correspondiente, pudiendo el oficio notarial negarse a hacerlo en lugares que puedan significar riesgo sanitario.
4. Criterios de focalización territorial:
- Tener la condición de notario habilitado para el ejercicio de la función.
- Contar con un número mínimo de trabajadores que permita realizar la actividad laboral y evite el contagio de acuerdo al protocolo sanitario de operación y cada plan de oficio notarial.
- Contar con los medios de comunicación o aplicativos necesarios para generar la previa cita a los usuarios, con la finalidad de evitar aglomeraciones.
- La atención a domicilio se efectúa solo para personas con discapacidad que los imposibilite trasladarse al oficio notarial.
5. Obligación de informar incidencias:
Los servicios Notariales que reanudan la prestación de sus servicios reportan a la Presidencia del Consejo del Notariado las incidencias sobre lo dispuesto en el Decreto N° 080-2020-PCM, en la presente Resolución Ministerial, así como también, sobre la detección de los casos de COVID-19 y otros según corresponda.
6. Supuestos Obligatorios para informar incidencias:
Sospecha de sintomatología COVID-19 y/o temperatura corporal mayor a 37.5° C, o confirmación de algún infectado, conforme lo establezca el Plan para la vigilancia, prevención y control de COVID-19 en el trabajo.
7. Reinicio de actividades:
- ‘‘El plan para la vigilancia, prevención y control de COVID-19’’ deberá estar sujeto a lo establecido en el Documento técnico ‘’ Lineamientos para la vigilancia, prevención y control de la salud de los trabajadores con riesgo de exposición a COVID-19’’ aprobado mediante Resolución Ministerial 239-2020-MINSA, y los Protocolos Sanitarios de Operación ante el COVID-19.
- La fecha de inicio de la actividad es el día hábil siguiente a la fecha de registro del ‘’Plan para la vigilancia, prevención y control de COVID-19’’ en el Sistema Integrado para COVID-19 (SICOVID-19) del Ministerio de Salud, previa aprobación sectorial.
- En la Fase 1, la reanudación de actividades se inicia sólo en los distritos notariales que no se encuentren en el último párrafo.
SERVICIOS REGISTRALES
Resolución N° 052-2020-SUNARP/SN, publicado el 23 de mayo de 2020
Se aprueba mediante Resolución el “Plan de reactivación de actividades en la SUNARP’’
1. Aspectos relevantes:
El plan establece las actividades a realizarse por parte de la Superintendencia Nacional de Registros Públicos – SUNARP en el marco de la declaratoria de Emergencia Sanitaria Nacional, Emergencia Nacional y Aislamiento Social.
Se dispone una estrategia de reanudación de las actividades relacionadas a la prestación de servicios registrales, las cuales se implementarán de forma gradual y progresiva.
Para ello, se establecen (2) fases, señalas a continuación:
- FASE 1 INICIA: 25/05/2020
Objetivo: Evitar la aglomeración de ciudadanos en las distintas instalaciones de las oficinas, sin dejar de prestar los servicios registrales vinculados con las actividades incluidas en la fase 1 de la “reanudación de actividades” previstas en el Decreto Supremo N° 080-2020- PCM.
En servicios de inscripción:
a) Brindar el servicio de inscripción, bajo los siguientes parámetros:
- Solo se admitirá la atención presencial de títulos provenientes de Entidades Públicas, Notarios y Poder Judicial de todos los registros jurídicos.
En el Registro de Propiedad Vehicular se permitirá la presentación de títulos por parte de las empresas importadoras, ensambladoras o fabricantes de vehículos, a través de sus respectivos gestores o los gestores de sus concesionarios.
- La presentación de actos a través de Sistema de Intermediación Digital continua en funcionamiento tanto para los actos de presentación obligatoria, así como para aquellos de presentación facultativa a través de dicho medio.
b) En el caso de los títulos presentados antes del Estado de Emergencia Nacional, se continuará aplicando la suspensión del plazo del procedimiento hasta el 10 de Junio de 2020, conforme lo dispone el artículo 1 del Decreto Supremo N° 087-2020-PCM; de no prorrogarse la suspensión se procederá a su calificación o la aplicación de prórrogas a la vigencia de los asientos de presentación dispuestas por los Jefes Zonales; sin perjuicio de establecer medidas de calificación presencial, remota o mixta que permitan su atención.
En Servicios de publicidad:
La publicidad se continuaría brindando exclusivamente por el Sistema de Publicidad Registral en Línea (SPRL) y APP-SUNARP con todos los servicios disponibles, salvo en el caso de los certificados de búsqueda catastral que estarían atendiéndose de manera presencial (física) para entidades públicas en el marco de sus proyectos de inversión.
- FASE 2 INICIA: luego de que los jefes de cada zona registral hayan emitido un pronunciamiento sobre el comportamiento dado en la Fase 1 –etapa de acondicionamiento mínimo-.
Objetivo: Extender la prestación de sus servicios al público en general, siempre respetando los aforos y protocolos correspondientes que garanticen la distancia social mínima entre los ciudadanos y servidores públicos.
En servicios de inscripción:
Brindar el servicio de inscripción de manera presencial de todos los ciudadanos, garantizando el cumplimiento del protocolo para el ingreso a la oficina y el distanciamiento social mínimo entre los administrados.
Cada jefatura zonal, en el marco de sus atribuciones, puede establecer horarios especializados de atención, por ejemplo, para presentantes de notarías, a fin de evitar situaciones de aglomeración.
En servicios de publicidad:
El servicio de publicidad se continuaría brindando exclusivamente por el Sistema de Publicidad Registral en Línea (SPRL) respecto de los servicios que se encuentran disponibles. Para aquellos servicios que no puedan ser solicitados desde el SPRL, el jefe de la oficina registral dispondrá, durante esta fase y previa evaluación, el ingreso de ciudadanos para solicitar presencialmente los servicios de publicidad.
Los certificados de búsqueda catastral continúan atendiéndose de manera presencial (física) para entidades públicas en el marco de sus proyectos de inversión.
Sin perjuicio de lo indicado, se viene trabajando para incorporar, de manera urgente, otros servicios adicionales en el SPRL como la emisión de certificados literales y de certificados de búsqueda catastral, ambos, con firma electrónica.
2. Otras disposiciones
Respecto a los servicios de inscripción, actualmente se encuentran habilitados los señalados a continuación:
- La presentación electrónica de títulos provenientes de notario a través del SID, los cuales son:
- Otorgamiento, aclaración, modificación, sustitución, ampliación y revocación de Mandatos y Poderes en el registro de Mandatos y Poderes.
- Constitución de Sociedades y de Empresa Individual de Responsabilidad Limitada en el registro de Personas Jurídicas.
- Actos inscribibles en el registro de Sucesión Intestada.
- Separación convencional y divorcio, separación de patrimonios y sustitución de régimen patrimonial en el Registro Personal.
- Compraventa, dación en pago, donación, anticipo de legítima y permuta de vehículo en el registro de Propiedad Vehicular.
- Bloqueo registral, Compraventa, dación en pago, donación, anticipo de legítima, permuta y Constitución de Hipoteca en el registro de Predios
- Presentación electrónica de títulos del Poder Judicial a través del Sistema de Intermediación Digital de la SUNARP respecto a actos de incautación ordenados por el órgano jurisdiccional penal.
Por otro lado, respecto a los servicios de publicidad se establece lo siguiente:
- La publicidad registral se brinda por el Servicio de Publicidad Registral en Línea (SPRL) y por el APP-SUNARP, los mismos que, desde el inicio del aislamiento social (cuarentena), han venido operando para el acceso a partidas registrales, búsquedas de índices, boleta informativa y emisión de ciertos certificados compendiosos (ej. Vigencias de Poder).
TEMAS SOCIETARIOS
Junta de Accionistas y Sesiones de Directorio no presenciales en el contexto del estado de emergencia
- Decreto de Urgencia N° 056-2020
El día 15 de mayo de 2020 se publicó el Decreto de Urgencia N° 056-2020, según el cual se faculta, entre otras medidas, a las entidades bajo competencia de la Superintendencia del Mercado de Valores a convocar y celebrar juntas de accionistas y asambleas de obligacionistas de manera no presencial o virtual mediante el uso de medios tecnológicos o telemáticos y de comunicaciones, aun cuando los respectivos estatutos de dichas entidades sólo reconozcan la posibilidad de convocar y celebrar juntas presenciales de accionistas. Con el fin de convocar a dichas juntas de accionistas, los directorios de las mencionadas entidades, pueden sesionar de manera no presencial o virtual.
Lo antes señalado será aplicable sólo durante la vigencia del Estado de Emergencia Nacional establecido por el Decreto Supremo Nº 044-2020-PCM y sus prórrogas, y hasta noventa (90) días hábiles de culminada la vigencia de dicho Estado de Emergencia.
2. RESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENTE Nº 042-2020-SMV/02, publicado el 15 de mayo de 2020
- La resolución antes mencionada tiene por objeto autorizar la difusión del Proyecto “Normas para las convocatorias y celebraciones de juntas generales de accionistas y asambleas de obligacionistas no presenciales a que se refiere el artículo 5 del Decreto de Urgencia N° 056-2020”.
- Por otro, también establece que el proyecto será difundido en el Portal del Mercado de Valores a partir de las 00:00 horas del día miércoles 20 de mayo de 2020 y tendrá una vigencia de 3 días hábiles para que las personas interesadas puedan remitir sus comentarios y sus observaciones sobre el proyecto en mención.
Alcance:
- Las normas son aplicables a las personas jurídicas a las que la SMV otorga autorización de funcionamiento y a los patrimonios autónomos bajo su administración, con excepción de las Empresas Administradoras de Fondos Colectivos.
- Las Entidades que decidan acogerse a las Normas, deben cumplir con todas las disposiciones contenidas en la presente resolución, sin perjuicio de las disposiciones adicionales establecidas en sus respectivos reglamentos.
- Las asambleas de fideicomisarios y asambleas de partícipes de que tratan las presentes Normas se entenderán referidas exclusivamente a asambleas de titulares de valores objeto de oferta pública.
Aspectos relevantes:
- Los acuerdos que se adopten en el marco de las asambleas de fideicomisarios, asambleas de partícipes y comités no presenciales tendrán plena validez, eficacia y los mismos efectos que los acuerdos adoptados de manera presencial.
- El órgano o funcionario responsable, conforme a la regulación específica de cada entidad, puede convocar a una asamblea de partícipes, una asamblea de fideicomisarios, o comités, no presencial observando los contratos, prospectos, manuales o demás documentos que los regulan.
- Una vez adoptada la decisión de convocar a una asamblea de partícipes o una asamblea de fideicomisarios, las respectivas entidades deben enviar por el sistema MVNet el aviso. Dicha convocatoria debe contener lo siguiente:
- En texto destacado: ‘‘Convocatoria a asamblea no presencial de partícipes/ asamblea no presencial de fideicomisarios”.
- La denominación social.
- Señalar si se trata de una Asamblea General, Especial, Ordinaria o Extraordinaria.
- Los temas de agenda a tratar.
- Fecha y hora en la que se celebrará, así como la fecha y hora de la segunda convocatoria.
- Medio tecnológico o telemático que se utilizará;
- Texto obligatorio indicado en la norma según el tipo de persona jurídica que convoque.
- La información y documentación relativa a los asuntos a tratar en la asamblea, en todos los casos se debe difundir como hecho de importancia desde el día de la convocatoria
- La publicación del aviso en la página web de la Entidad o mediante el enlace correspondiente al Portal del Mercado de Valores (www.smv.gob.pe), se mantiene cuando menos hasta la fecha efectiva de la celebración de la asamblea.
- La fecha indicada en los recibos electrónicos equivale a fecha cierta.
- Para efectos del cómputo de plazos, la publicación de la convocatoria que se refiere esta norma se entiende realizada el día calendario siguiente de su presentación al RPMV.
- La notificación del aviso de convocatoria a los inversionistas deberá realizarse mediante los medios adicionales establecidos en los documentos que los regulan
. - La determinación del medio tecnológico a utilizar para la celebración de los comités deberá contar con condiciones de seguridad, acceso a sus accionistas o sus representantes y permitir una comunicación eficiente. Corresponde al directorio o al gerente general determinar los medios tecnológicos o telemáticos que consideren más adecuados para la celebración de las asambleas y comités.
- En la fecha y hora indicada en la convocatoria, la persona encargada de presidir la reunión, una vez comprobado que cuenta con el quórum requerido por la normativa especial, según el mecanismo de registro de asistencia que en la convocatoria haya contemplado, declarará instalada la asamblea.
- Para la firma de las actas, podrá hacerse uso de firmas electrónicas o digitales, reputándose por válida la firma realizada a través de dichos medios
- Las Entidades a través de sus órganos y funcionarios competentes son responsables de velar durante la celebración de asambleas o comités que se apliquen los procedimientos y medios acordados para su celebración.
- Las Entidades deben conservar durante diez (10) años la documentación, grabaciones, video conferencias, soporte digital o cualquier información de naturaleza similar que acredite la convocatoria y celebración de asambleas y comités.
3. Empresas o entidades que no comprendidas en el Decreto de Urgencia N° 056-2020
Para el caso de las empresas o entidades que no estén comprendidas en el Decreto de Urgencia N° 056-2020, se recomienda realizar una modificación a los Estatutos Sociales e incluir que se permitirá la posibilidad de realizar juntas generales de accionistas y sesiones de directores no presenciales. Asimismo, regular en un artículo las formalidades que deberán de seguir dichas juntas y sesiones, así como las convocatorias respectivas.
Para el caso de las Sociedad Anónimas Cerradas, el Art. 246° de la Ley General de Sociedades, regula las juntas de accionistas no presenciales. Establece que aquellas deben efectuarse por cualquier medio que permita la comunicación y garantice su autenticidad (medios escritos, electrónicos, etc.) y que, cuando sean solicitadas los accionistas que representen el veinte por ciento (20%) de las acciones suscritas con derecho a voto, serán obligatorias. Sin perjuicio a ello, sería conveniente incluir dicha regulación en los Estatuto Sociales de la empresa.
